社内データを外に出さずにAIを使う方法

01結論を先に：3つに分けると答えが出る

結論は、「外に出す・出さない」の二択で考えず、「何が」「どこに」置かれるかを3つに分けて考えることです。記録とファイルの置き場所は、サービスの設計で決まります。問いかけで渡る内容は、使う人が決められます。学習に使われるかは、AIの提供元の方針と設定で決まります。この3つを分けると、「どこは設計で決まっているか」と「どこは会社が決めるべきか」が見えてきます。AIを使う限り、問いかけをゼロにはできません。問題は「渡すか渡さないか」ではなく、「何を渡すかを会社が決められるか」です。

02判断の基準：「外に出さない」を3つに分ける

AIを業務に使いたい社長が心配するのは、次のような場面です。

• 顧問先の決算資料をAIに読ませたら、どこかに保存されるのではないか
• お客様の名前や住所が、AIの学習に使われるのではないか
• 社内の見積単価が、他の利用者の回答に出てくるのではないか

これらは同じ「外に出る」でも、中身が違います。分けると次の3つになります。

03選択肢の比べ方：置き場所で分ける

生成AIを業務で使う仕組みは、記録とファイルの置き場所で3つに分かれます。

2番目の方法は、問いかけも外に出ません。ただし、AIモデルを動かす機材と設定の知識が要り、業務の手順や記録の仕組みは自分で整えることになります。3番目は、記録とファイルは手元に残しつつ、AIへの問いかけはインターネット経由で処理する設計です。「パソコンの中で全部が完結する」という意味ではないことに注意してください。

04会社として決めておくルール3つ

どの仕組みを選んでも、会社として3つのルールを先に決めます。ルールを決めれば、「怖いから使わない」と「何でも入れてしまう」の両方を避けられます。

1. 渡さない情報を決める。たとえば、個人の氏名・住所・口座情報は問いかけに含めない。顧問先の実名は伏せて、相談の要点だけを渡す。これは会社が決めるルールです
2. 記録の置き場所と持ち出しを決める。記録が手元のパソコンにある場合は、そのパソコンの持ち出し、バックアップの取り方、パスワードの管理を決めます。AIの話ではなく、パソコン管理の話です
3. 誰が使うかを決める。1人法人なら社長だけです。数名で使う場合は、誰がどの記録を扱うかを最初に決めます

3つのルールに共通するのは、「AIが決めることではなく、会社が決めること」です。AIの側でどれだけ設計が整っていても、何を渡すかを決めなければルールは機能しません。

たとえば、顧問先30社を持つ士業の1人事務所で、顧問先ごとの相談内容と対応を記録・蓄積するとします。記録は手元のパソコンの中です。一方で、AIへの問いかけで顧問先の実名や数字をどこまで含めるかは、事務所のルールとして決める必要があります。「顧問先は記号で呼ぶ」「相談の要点だけを渡す」といった線引きです。従業員5名の建設会社で見積の型を育てる場合なら、「お客様の氏名と住所は見積の型に含めず、別に管理する」といった形です。

05Luna AI の場合

会社専用AIの Luna AI（株式会社Luna Tech）では、ファイルと記録（仕事の進め方・判断・結果）は、社長のパソコンの中に保管されます。

送った内容がどう扱われ、学習に使われるかは、お使いのツールの提供元の方針と、あなたの設定によって決まります。Luna AI が記録とファイルを手元に置く設計にしているのは、その選択をあなたの手元に残すためです。

問いかけの際に、手元のどの範囲の情報が送られるかは、お使いのツールとその設定によって決まります。会社が「顧客情報を渡さない」と決めるなら、問いかけの中で固有名詞を伏せる、相談の要点だけを渡す、といったやり方で実行できます。導入時には初期設定サポートがあります。渡さない情報の線引きに迷う場合は、導入の際に担当者へご相談ください。