社内データを外に出さずにAIを使う方法

01「外に出さない」は3つに分けて考える

「外に出す・出さない」の二択で考えると判断を誤ります。「何が」「どこに」置かれるかを3つに分けて考えます。

AIを業務に使いたい社長が心配するのは、次のような場面です。

• 顧問先の決算資料をAIに読ませたら、どこかに保存されるのではないか
• お客様の名前や住所が、AIの学習に使われるのではないか
• 社内の見積単価が、他の利用者の回答に出てくるのではないか

これらは同じ「外に出る」でも、中身が違います。分けると次の3つになります。

3つを分けると、「どこは設計で決まっているか」と「どこは社長が決めるべきか」が見えてきます。

AIを使う限り、2番目の「処理」をゼロにはできません。AIに何かを問いかけるということは、その問いをAIに渡すことだからです。問題は「渡すか渡さないか」ではなく、「何を渡すかを社長が決められるか」です。

02記録とファイルはどこに置かれるか

会社専用AIの Luna AI（株式会社Luna Tech）では、ファイルと記録（仕事の進め方・判断・結果）は、社長のパソコンの中に保管されます。

これが1番目の「置き場所」の答えです。

一般的なチャットAIでは、会話履歴はサービス側に保管されます。私たちの公式サイトの対比表では、この違いを次のように示しています。

置き場所が手元であることの意味は、次の3つです。

• 見積の型、顧客ごとの記録、日報の蓄積が、社長のパソコンにファイルとして残る
• サービスの画面を開かなくても、記録を自分で確認できる
• 会社として保管ルールを決めるとき、対象が「自分のパソコン」に絞れる

動作環境として、Luna AI は Mac または Windows のパソコンで動きます。スマホアプリではありません。iPhone・iPad・Linux は、現在の対応対象ではありません。ファイルと記録がパソコンの中にある、という設計と対応しています。

一方で、Luna AI はインターネット接続が必須です。ネットにつながっていない状態では使えません。「パソコンの中で全部が完結する」という意味ではないことに注意してください。

03AIに問いかけるときに何が渡るか

AIに問いかけるとき、その問いの内容はインターネット経由でAIに送られて処理されます。これが2番目の「処理」です。

Luna AI は、Anthropic社の Claude Code や OpenAI社の Codex など、既存のAIツールを土台に動きます。社長が「この見積、前と同じで」と話しかけると、その内容はネット経由で処理され、返答が戻ってきます。

ここで正確に区別したいことがあります。

• 手元に残るもの: 記録とファイル。仕事の型、顧客ごとの記録、日報、見積の履歴
• ネット経由で処理されるもの: AIへの問いかけと、その処理に必要な内容

問いかけの際に、手元のどの範囲の情報が送られるかは、お使いのツールとその設定によって決まります。

また、送られた内容が土台のAIツール側でどう扱われるか、という問いがあります。送った内容がどう扱われ、学習に使われるかは、お使いのツールの提供元の方針と、あなたの設定によって決まります。Luna AI が記録とファイルを手元に置く設計にしているのは、その選択をあなたの手元に残すためです。

社長が「顧客情報を渡さない」と決めるなら、それを実行する方法はあります。問いかけの中で固有名詞を伏せる、相談の要点だけを渡す、といったやり方です。次の章で、会社としてのルールにします。

なお、Luna AI では、メールの送信や公開など、外部に向けた重要な操作は、本人が承認してから行います。

04会社として決めておくルール3つ

AIを業務で使うなら、会社として3つのルールを先に決めます。ルールを決めれば、「怖いから使わない」と「何でも入れてしまう」の両方を避けられます。

1. 渡さない情報を決める。たとえば、個人の氏名・住所・口座情報は問いかけに含めない。顧問先の実名は伏せて、相談の要点だけを渡す。これは社長が決めるルールです
2. 記録の置き場所と持ち出しを決める。記録は社長のパソコンの中にあります。そのパソコンの持ち出し、バックアップの取り方、パスワードの管理を決めます。AIの話ではなく、パソコン管理の話です
3. 誰が使うかを決める。1人法人なら社長だけです。数名で使う場合は、誰がどの記録を扱うかを最初に決めます

3つのルールに共通するのは、「AIが決めることではなく、社長が決めること」です。AIの側でどれだけ設計が整っていても、社長が何を渡すかを決めなければルールは機能しません。

Luna AI では、導入時に初期設定サポートがあります。渡さない情報の線引きに迷う場合は、導入の際に担当者へご相談ください。

05士業・建設業の場合

守秘義務がある士業と、お客様の住所や図面を扱う建設業では、線引きの場所が違います。

士業の場合。顧問先の情報には守秘義務があります。たとえば、顧問先30社を持つ士業の1人事務所で、顧問先ごとの相談内容と対応を記録・蓄積するとします。記録は手元のパソコンの中です。一方で、AIへの問いかけで顧問先の実名や数字をどこまで含めるかは、事務所のルールとして決める必要があります。「顧問先は記号で呼ぶ」「相談の要点だけを渡す」といった線引きです。

建設業の場合。お客様の住所、図面、単価表を扱います。たとえば、従業員5名の建設会社で、見積の型を育てるとします。見積の型と過去の見積は手元に残ります。線引きとして考えるのは、「お客様の氏名と住所は見積の型に含めず、別に管理する」といった形です。

どちらの業種でも、「記録は手元」「問いかけは処理される」という構造は同じです。違うのは、何を問いかけに含めるかの線引きです。