社労士事務所のAI活用：相談対応の重複を減らす

01社労士の仕事で時間が消えるのは手続きより「相談」

社労士の一人事務所で時間が消えているのは、手続き業務より顧問先からの相談対応です。

社会保険や労働保険の手続きは、電子申請やソフトで効率化が進んでいます。ここは、すでに多くの事務所が取り組んでいる領域です。

一方で、効率化の話題に上がりにくいのが相談対応です。たとえば、こんな連絡が顧問先から来ます。

• 「従業員から有給休暇の取り方を聞かれたが、どう答えればいいか」
• 「新しく人を雇うとき、何を準備すればいいか」
• 「就業規則のこの条文、前に説明してもらった内容をもう一度教えてほしい」

一つひとつは短い相談です。ただ、顧問先ごとに背景が違います。従業員数、就業規則の内容、前回の相談で何を伝えたか。これを思い出してから答えるので、短い相談でも時間がかかります。

相談対応は、手続きと違って「型」がないように見えます。しかし実際は、同じ顧問先から似た相談が繰り返し来ています。ここに、社労士事務所の業務効率化の余地があります。

02同じ相談に二度答えている問題

一人で顧問先を持っていると、「前に答えたはずの相談」に一から答え直すことが起きます。

たとえば、顧問先の担当者が代わったとします。前任者に説明した内容を、新しい担当者からもう一度聞かれる。自分は答えた記憶があるが、何をどこまで伝えたか正確には思い出せない。結局、もう一度調べて、もう一度説明します。

たとえば、半年前と似た相談が来たとします。前回と違う答え方をしてしまうと、顧問先は混乱します。「前はこう言っていたのに」と言われて初めて、前回の回答を探しに行くことになります。

この問題の原因は、忘れることではありません。忘れないようにメールや手帳に残していても、それが顧問先ごとに引ける形になっていないことです。

• メールは検索できるが、相談と回答が一つのスレッドにまとまっていない
• 手帳やメモは時系列で、顧問先ごとには並んでいない
• 自分の頭の中は、忙しい日ほど当てにならない

記録はある。でも引けない。この状態が、同じ相談に二度答える時間を生んでいます。

03相談の記録を引ける状態にする

引ける状態を作るには、相談を受けたその場で、顧問先ごとに記録が残る仕組みが要ります。

Luna AIは、株式会社Luna Techの会社専用AIで、毎日の仕事を任せられる「育つAIの右腕」です。会話から仕事の進め方・判断・結果を自動で記録し、次に使える形で手元に蓄積します。社労士事務所では、次のように使います。

1. 相談を受けたら、Luna AIに普段の言葉で伝える。「A社から有給の質問。こう答えた」で足ります。複雑な指示文は要りません
2. Luna AIが会話から、相談内容・自分の判断・回答を顧問先ごとの記録として整理する
3. 次にA社から連絡が来たら、返事をする前に「A社の前回の相談は」と聞く。記録が引ける
4. 繰り返す案内（入社時の準備の説明など）は自動で手順化される。次からは「前と同じで」で通じる

たとえば、顧問先から「パート従業員を初めて雇う。何を準備すればいいか」と相談が来たとします。あなたは、その顧問先の就業規則と前回の相談内容を思い出しながら答えます。答えた内容をLuna AIに一言で伝えておけば、次に別の顧問先から同じ相談が来たとき、前回の案内の型が引けます。同じ顧問先から続きの相談が来たときは、前回どこまで伝えたかが引けます。

ここで大事なのは、労務の判断はあなたがするという点です。Luna AIは「この場合は有給を与えるべきか」を決めません。あなたが決めた内容と、その理由と、顧問先に伝えた言葉を記録します。判断はAIがしない、判断の記録をAIが持つ。この線引きが社労士事務所でのAI活用の軸です。

記録専用の時間を作る必要はありません。相談を受けて答えるまでの会話の中で残るので、忙しい日でも続きます。

04士業の1人事務所の導入イメージから学べること

顧問先30社を持つ士業の1人事務所を例に、記録を蓄積すると何が変わるかを見てみます。想定の例で、実際の導入結果ではありません。

• 想定: 士業・1人事務所（顧問先30社）
• 取り組み: 顧問先ごとの相談内容と対応を、Luna AIに記録・蓄積する
• 変化: 問い合わせ対応と資料作成の重複が減っていく
• 目指す状態: 顧問先ごとの「前回どう答えたか」を、聞かれる前に引ける

士業を限定しない例ですが、顧問先ごとの相談と対応を記録するという構図は、社労士の相談対応と同じです。

この導入イメージから社労士事務所が学べるのは、次の2点です。

• 減るのは「相談に答える時間」ではなく「重複」である。相談そのものはなくならないが、二度目の調べ直しと二度目の資料作成が減る
• 「聞かれる前に引ける」という順番の変化が効く。連絡が来てから探すのではなく、返事の前に前回の対応を確認できる

顧問先30社を一人で持つと、30通りの文脈を記憶だけで持つことになります。相談が来るたびに探し、見つからなければ一から答える。この重複を減らす、というのがこの導入イメージの中身です。