AIに事務作業を渡す最初の1週間：日ごとの手順

011日目: 一番嫌いな事務を1つ言う

初日にやることは、一番嫌いな事務を1つ、普段の言葉でAIに言うだけです。

嫌いな事務を選ぶ理由は3つあります。

• 嫌いな事務は後回しにされ、後回しにされる事務は夜に残っている
• 後回しにされる事務は、毎週繰り返している
• 減ったときの実感が、はっきりしている

言い方は、部下に頼むときと同じです。「見積書を作るのが一番嫌い。毎回、前回のを探すところから始めている」。これで足ります。会社専用AIの Luna AI（株式会社Luna Tech）は、普段の言葉で指示できます。プロンプト（AIへの指示文）の書き方を調べる必要はありません。

初日にやらないことも決めておきます。

• 全業務を説明しない
• 設定を作り込まない
• 複数の仕事を同時に渡さない

たとえば、1人法人の社長が「請求前の確認」を選んだとします。初日は「月末に請求書を出す前の確認が嫌い。抜けがないか毎回不安になる」と言うだけです。何を確認しているかは、明日以降に渡します。

022〜3日目: 前回の資料を渡す

2日目と3日目は、前回作った資料を渡して「これと同じ形式で」と頼みます。

渡すのは、実際に使った成果物です。

• 前回の見積書
• 前回の議事録や日報
• 前回、相手に送ったメール
• 前回の確認リスト

ゼロから作らせるより、前回の資料を渡す方が、あなたの形に近い下書きが出てきます。業種、言い回し、項目の順番。説明しなくても、資料の中に入っています。

出てきた下書きは、必ず直します。直し方も普段の言葉です。「この項目は上に」「この言い方はしない」「相手の会社名はここ」。直すことが、4日目以降の材料になります。

3日目は、2日目と同じ仕事をもう一度頼みます。2日目に直した点が反映されているかを見ます。反映されていれば、記録が残っています。

034〜5日目: 「前と同じで」を試す

4日目以降は、同じ仕事を「前と同じで」の一言で頼んでみます。

Luna AIでは、繰り返す仕事が自動で手順化されます。2〜3日目に直しながら頼んだ仕事を、「前と同じで」で通る状態に持っていくのが4日目の目標です。

通らなかった場合の対処は1つです。足りない前提を1つだけ足します。「前と同じで。相手は先週の打ち合わせの会社」。それでも違えば、もう1つ足します。長い指示文を書き直す必要はありません。

5日目は、4日目と少し条件を変えて頼みます。相手が違う、項目が増える、期日が違う。「前と同じで、ただし相手はこの会社」。型ができていれば、条件の違いだけ伝えれば通ります。

たとえば、個人事業主が議事録を選んだとします。4日目に「前と同じで」で打ち合わせメモから議事録が出れば、手順化ができています。5日目に別の相手の打ち合わせで同じことをして、相手の名前と決定事項だけが変わっていれば、型が育っています。

046〜7日目: 直したところを覚えさせる

週の終わりに、この1週間で直した点を「次からこうして」とまとめて伝えます。

直した点は、2日目から5日目まで少しずつ積み上がっています。項目の順番、使わない言い回し、必ず入れる注意書き。ばらばらに直したものを、週末に1度、ルールとして伝え直します。

• 「この項目は毎回入れて」
• 「この表現は使わない」
• 「相手が個人のときは敬称をこうする」

Luna AIの「育つ」の3段階目は「再発防止」です。失敗をルールにして、先回りする段階です。1週間で直した点をルールにしておくと、翌週から同じ直しが要らなくなります。

7日目は、ルールを伝えた後にもう一度「前と同じで」を頼みます。ルールが反映された下書きが出れば、1週目は終わりです。

051週間後に残る変化

1週間後に残るのは「1つの仕事が『前と同じで』で通る状態」と「その仕事の記録」の2つです。

残らないものも書いておきます。

• 全業務がAIに渡った状態
• 説明が一切要らない状態
• 確認しなくていい状態

1週目は、1つの仕事を通す週です。金額や固有名詞の確認は、この先もあなたが行います。それでも、探す時間と組み替える時間は、1つの仕事について消えています。

記録も残っています。Luna AIでは、会話履歴ではなく実務に使える形で記録が蓄積されます。1週目に渡した仕事の進め方・直した点・結果が、手元のパソコンに残っています。2週目は、この記録の上に始まります。

2週目からは、2つ目の仕事に進みます。手順は1週目と同じです。嫌いな事務を1つ選び、前回の資料を渡し、「前と同じで」を試し、直した点を覚えさせる。1か月の流れは、関連記事の「導入初日から1か月で起きること」に書いています。

たとえば、小規模法人の社長が1週目に見積書を渡したとします。2週目は日報です。見積書で型ができているので、日報は初日から「見積書のときと同じ要領で」で始められます。1つ通れば、2つ目は早くなります。